Vì sao người mới đi làm thường bị “đuối” vì thời gian?

Bạn mới đi làm.
Lịch họp dày đặc.
Deadline dí sát gáy.
Thời gian cá nhân? Gần như… biến mất.

Cảm giác “chạy mãi mà không tới đích” là chuyện quá quen thuộc với người mới bước chân vào môi trường công sở. Không phải bạn lười. Không phải bạn kém. Chỉ là bạn đang bị thời gian “nuốt chửng” mà không hề hay biết.

Thế nhưng, nếu biết cách quản lý thời gian, bạn không chỉ giải phóng chính mình, mà còn trở thành “viên ngọc thô” được công nhận sớm hơn đồng nghiệp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 3 phương pháp quản lý thời gian dễ áp dụng nhất, được đúc kết từ hàng nghìn người đi làm trẻ, để bạn không còn là “tù nhân của lịch trình” nữa.

I. Thấu hiểu kẻ thù: 5 lý do khiến người mới đi làm “chết chìm” trong deadline

Không có kế hoạch cụ thể cho từng ngày “Để mai tính” chính là thủ phạm giết chết hiệu suất của bạn.

1. Không biết nói “không” Đồng nghiệp nhờ việc là nhận, sếp giao thêm là làm, không lọc được ưu tiên.
2. Bị phân tâm liên tục Thông báo điện thoại, email, chat nhóm… khiến bạn luôn ở trạng thái “đa nhiệm” nhưng chẳng hoàn thành được gì.
3. Thiếu kỹ năng đánh giá mức độ ưu tiên Cái gì cũng thấy quan trọng, việc gì cũng dồn dập, kết quả là “đuối sức mà vẫn trễ hạn”.
4. Không có thói quen tổng kết và cải thiện Làm xong là xong, không ngồi nhìn lại lý do vì sao mất thời gian vô ích.

Giải pháp nằm ở việc bạn phải thay đổi tư duy về thời gian và ứng dụng các phương pháp quản lý hiệu quả.

II. Phương pháp số 1: Ma trận Eisenhower – Ưu tiên để không bị “chết đuối” trong công việc

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Là công cụ phân loại công việc dựa theo 2 tiêu chí: Mức độ khẩn cấp và Mức độ quan trọng.
Được đặt theo tên của tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, người nổi tiếng với khả năng ra quyết định hiệu quả dù làm việc trong thời chiến.

2. 4 nhóm công việc trong ma trận:

3. Ứng dụng thực tế:

Một ngày làm việc, bạn hãy dành 10 phút đầu để viết ra hết các đầu việc cần làm và phân loại chúng vào 4 nhóm trên.
Dần dần, bạn sẽ học cách tự “lọc tạp âm”, tập trung vào việc có giá trị thật sự.

III. Phương pháp số 2: Pomodoro – Kỹ thuật “chặt thời gian thành lát” để tăng tập trung

1. Pomodoro là gì?

Pomodoro (Cà chua) là kỹ thuật quản lý thời gian do Francesco Cirillo phát triển. Mỗi chu kỳ làm việc gọi là một “quả cà chua”, kéo dài 25 phút làm việc tập trung + 5 phút nghỉ.

2. Vì sao người mới đi làm nên dùng Pomodoro?

• Giúp tăng khả năng tập trung, giảm bị phân tâm
• Tạo thói quen làm việc sâu, không nhảy việc giữa chừng
• Biến khối lượng công việc lớn thành những phần nhỏ dễ nuốt

3. Cách sử dụng Pomodoro:

Bước 1: Chọn một công việc cần làm
Bước 2: Hẹn giờ 25 phút và làm việc không gián đoạn
Bước 3: Nghỉ 5 phút (vận động nhẹ, uống nước)
Bước 4: Sau 4 chu kỳ, nghỉ dài 15–30 phút

4. Gợi ý ứng dụng hỗ trợ:

• Focus To-Do (miễn phí, dễ dùng)
• Forest (trồng cây ảo giúp bạn không xài điện thoại)
• Tide (nhạc nền và hẹn giờ Pomodoro)

IV. Phương pháp số 3: Time Blocking – Lập “lịch cá nhân” để làm chủ thời gian

1. Time Blocking là gì?

Time Blocking là phương pháp chia ngày của bạn thành những khối thời gian dành riêng cho từng loại việc: làm việc sâu, họp, giải lao, học tập…

2. Lợi ích vượt trội:

• Giúp chủ động lên lịch cho từng hạng mục
• Không bị động chạy theo người khác
• Hạn chế tối đa tình trạng “được cái này, mất cái kia”

3. Ví dụ lịch làm việc theo Time Blocking:

4. Lưu ý khi áp dụng:

• Nên lên lịch vào cuối ngày hôm trước hoặc đầu ngày mới
• Chừa “khoảng trắng” cho tình huống bất ngờ
• Không nên quá cứng nhắc, cần linh hoạt

V. Tư duy nền tảng để quản lý thời gian hiệu quả

1. Hiểu rõ giá trị của từng phút Một phút trôi qua không bao giờ quay lại. Hãy đặt câu hỏi: “Việc này có đáng 60 giây cuộc đời tôi không?”
2. Học cách nói “KHÔNG” Bạn không cần làm hài lòng tất cả. Hãy ưu tiên công việc mang lại giá trị cho mục tiêu cá nhân và tổ chức.
3. Ghi lại và đo lường tiến trình Dù chỉ 5 phút viết nhật ký mỗi ngày cũng giúp bạn phát hiện điều đang giết chết thời gian của mình.
4. Tập trung vào “kết quả” thay vì “hoàn tất” Không ai quan tâm bạn làm bao lâu. Họ chỉ nhìn vào thứ bạn mang lại.

VI. Những công cụ hỗ trợ đắc lực bạn nên biết

VII. Lời kết: Làm chủ thời gian, làm chủ cuộc đời

Quản lý thời gian không phải là ép mình thành cái máy.
Nó là cách bạn lấy lại quyền làm chủ cuộc sống của mình, giữa guồng quay công việc hỗn loạn.

Hãy bắt đầu bằng một phương pháp đơn giản nhất – Pomodoro.
Tự điều chỉnh dần để tìm ra chiến lược phù hợp với bản thân.
Chỉ cần mỗi ngày tốt hơn hôm qua một chút, bạn sẽ thấy bản thân “bứt phá” mạnh mẽ sau 3 tháng, 6 tháng và cả sự nghiệp dài hơi.