Bạn có bao giờ cảm thấy người đối diện dường như đang “nghe” nhưng không thực sự “hiểu” điều bạn muốn nói? Bạn say sưa trình bày một ý tưởng, một vấn đề, hay một cảm xúc, nhưng ánh mắt lơ đãng, những cái gật đầu xã giao, hay thậm chí là sự ngắt lời đột ngột khiến bạn nhận ra rằng thông điệp của mình có lẽ đã rơi vào khoảng không?

Lắng nghe – một hành động tưởng chừng như đơn giản đến mức ai cũng có thể làm được từ khi còn là đứa trẻ. Nhưng liệu bạn đã bao giờ thực sự học cách lắng nghe một cách chủ động? Trong môi trường công sở hối hả hiện nay, nơi tốc độ và sự chủ động trong việc trình bày được đề cao, kỹ năng lắng nghe chủ động lại thường bị đánh giá thấp, thậm chí bị xem nhẹ. Tuy nhiên, đằng sau sự im lặng tưởng chừng thụ động ấy lại là một “vũ khí mềm” vô cùng mạnh mẽ, có khả năng biến đổi sự nghiệp của bạn một cách bền vững.

Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào thế giới của lắng nghe chủ động, từ định nghĩa, lý do vì sao nó bị đánh giá thấp, những lợi ích phi thường mà nó mang lại, cho đến cách thức để rèn luyện và những sai lầm cần tránh. Hãy cùng khám phá vì sao một kỹ năng “nhỏ” như lắng nghe chủ động lại có thể trở thành yếu tố then chốt giúp bạn phát triển sự nghiệp, xây dựng mối quan hệ bền vững và trở thành một người có ảnh hưởng thực sự.

I. Lắng Nghe Chủ Động Là Gì?

Để thực sự hiểu giá trị của lắng nghe chủ động, trước hết chúng ta cần định nghĩa rõ ràng về nó. Lắng nghe chủ động (Active Listening) là một kỹ năng giao tiếp tập trung vào việc lắng nghe toàn bộ thông điệp của người nói, không chỉ qua lời nói mà còn qua ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và cảm xúc. Mục tiêu không chỉ là nghe mà còn là hiểu sâu sắc, thấu cảm và phản hồi một cách phù hợp.

Hãy hình dung bạn đang trong một cuộc họp nhóm. Một đồng nghiệp đang trình bày về những khó khăn mà họ gặp phải trong dự án.

• Nghe thông thường: Bạn nghe được các từ khóa như “khó khăn”, “khách hàng”, “thời hạn”. Tâm trí bạn có thể đang nghĩ đến danh sách công việc của mình, hoặc cách bạn sẽ phản bác lại.
• Lắng nghe chủ động: Bạn tập trung 100% vào người nói. Bạn chú ý đến sự lo lắng trong giọng nói của họ, sự căng thẳng trên khuôn mặt. Bạn gật đầu khuyến khích, giữ giao tiếp bằng mắt. Khi họ kết thúc, bạn có thể nói: “Tôi hiểu là bạn đang rất áp lực với thời hạn và những yêu cầu thay đổi từ khách hàng, đúng không?” Điều này cho thấy bạn không chỉ nghe từ mà còn thấu hiểu cảm xúc và vấn đề cốt lõi.

Đây chính là sự khác biệt then chốt giữa “nghe” và “lắng nghe chủ động”. Nghe thông thường thường là một quá trình thụ động, nơi thông tin đi vào tai và có thể ra khỏi tâm trí mà không được xử lý sâu sắc. Ngược lại, lắng nghe chủ động là một hành động có ý thức, đòi hỏi sự tập trung, thấu cảm và tương tác tích cực từ người nghe.

Để hình dung rõ hơn, hãy xem bảng so sánh dưới đây:

II. Vì Sao Lắng Nghe Chủ Động Bị Đánh Giá Thấp?

Nếu lắng nghe chủ động mạnh mẽ đến vậy, tại sao nó lại thường bị xem nhẹ, thậm chí bị bỏ qua trong môi trường công sở? Có một số lý do chính:

1. Tâm Lý “Nói Mới Là Người Chủ Động” Trong Công Việc

Trong nhiều môi trường làm việc, có một niềm tin ngầm rằng người nói nhiều hơn, người trình bày ý tưởng trước, người đưa ra giải pháp mới là người chủ động và có giá trị. Điều này tạo ra một áp lực vô hình khiến mọi người cảm thấy cần phải nói, cần phải thể hiện bản thân liên tục để được chú ý và công nhận. Kỹ năng lắng nghe, vốn đòi hỏi sự im lặng và quan sát, lại bị nhầm lẫn với sự thụ động hoặc thiếu tự tin. Mọi người sợ rằng nếu họ không lên tiếng, ý kiến của họ sẽ bị bỏ qua, hoặc họ sẽ bị xem là thiếu năng lực.

2. Thiếu Nhận Thức Về Giá Trị Thực Tế Của Việc Lắng Nghe

Rất nhiều người không thực sự hiểu được sức mạnh tiềm ẩn của lắng nghe chủ động. Họ nghĩ rằng lắng nghe chỉ đơn giản là đợi đến lượt mình nói, hoặc là một hành động “lịch sự” cơ bản. Họ không nhận ra rằng lắng nghe là nền tảng để xây dựng lòng tin, để phát hiện ra những vấn đề cốt lõi, để thấu hiểu động cơ của người khác và để đưa ra những quyết định sáng suốt nhất. Khi giá trị này không được nhận thức đầy đủ, việc rèn luyện và áp dụng kỹ năng này sẽ không được ưu tiên.

3. Môi Trường Làm Việc Bận Rộn Khiến Mọi Người Quen Với Phản Xạ, Quên Mất Thấu Cảm

Áp lực công việc, deadline chồng chất, và một lượng thông tin khổng lồ hàng ngày khiến chúng ta dễ rơi vào trạng thái phản xạ hơn là tư duy sâu sắc. Các cuộc họp trở thành nơi mọi người tranh nhau nói để kịp giờ, email và tin nhắn được trả lời vội vã. Trong một môi trường như vậy, sự kiên nhẫn cần thiết để lắng nghe chủ động thường bị thiếu hụt. Mọi người chỉ muốn nắm bắt thông tin nhanh nhất có thể để chuyển sang việc tiếp theo, bỏ qua việc thấu hiểu cảm xúc, động cơ hay những chi tiết nhỏ nhưng quan trọng trong thông điệp của người khác. Sự bận rộn khiến chúng ta mất đi khả năng kết nối cảm xúc và suy nghĩ chậm lại để thực sự thấu cảm với người đối diện.

III. Lợi Ích Mạnh Mẽ Của Việc Lắng Nghe Chủ Động

Mặc dù bị đánh giá thấp, lắng nghe chủ động lại mang đến những lợi ích vô cùng to lớn, không chỉ cho cá nhân mà còn cho cả tập thể và tổ chức. Đây chính là “vũ khí mềm” giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp.

1. Xây Dựng Mối Quan Hệ Chuyên Nghiệp Bền Vững: Đồng Nghiệp Tin Tưởng, Đối Tác Hài Lòng

Khi bạn thực sự lắng nghe, bạn gửi đi một thông điệp mạnh mẽ rằng bạn tôn trọng người nói và coi trọng ý kiến của họ. Điều này tạo ra một môi trường tin cậy và cởi mở.

• Với đồng nghiệp: Khi bạn lắng nghe chủ động những lo lắng, ý tưởng, hay khó khăn của đồng nghiệp, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và thấu hiểu. Điều này giúp củng cố tinh thần đồng đội, giảm thiểu xung đột và xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực hơn. Một người đồng nghiệp biết rằng bạn luôn sẵn lòng lắng nghe sẽ dễ dàng tìm đến bạn để chia sẻ và cùng nhau giải quyết vấn đề.
• Với khách hàng/đối tác: Khách hàng và đối tác kinh doanh luôn muốn cảm thấy rằng nhu cầu và vấn đề của họ đang được lắng nghe một cách nghiêm túc. Lắng nghe chủ động giúp bạn nắm bắt chính xác mong muốn của họ, từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp nhất. Điều này không chỉ giúp bạn chốt hợp đồng, mà còn xây dựng lòng trung thành và mối quan hệ đối tác lâu dài. Một khách hàng hài lòng vì được lắng nghe sẽ trở thành “đại sứ” cho bạn.
• Với cấp trên/cấp dưới: Cấp trên sẽ đánh giá cao khả năng thấu hiểu chỉ đạo và phản hồi mang tính xây dựng của bạn. Cấp dưới sẽ cảm thấy an toàn khi chia sẻ những ý tưởng hay khó khăn với bạn, biết rằng họ sẽ nhận được sự lắng nghe và hỗ trợ.

2. Nắm Bắt Đúng Vấn Đề – Ra Quyết Định Chính Xác: Giảm Lỗi Sai, Tăng Hiệu Suất

Hầu hết các vấn đề trong công việc đều bắt nguồn từ việc giao tiếp kém hiệu quả hoặc hiểu sai thông tin. Lắng nghe chủ động là chìa khóa để giải quyết điều này.

• Hiểu rõ yêu cầu: Khi bạn lắng nghe chủ động một khách hàng, bạn không chỉ nghe các yêu cầu bề mặt mà còn nắm bắt được những mong muốn tiềm ẩn, những “điều không nói ra” nhưng lại rất quan trọng. Điều này giúp bạn tránh được việc phải làm lại công việc, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
• Phát hiện sớm vấn đề: Trong các cuộc họp dự án, lắng nghe chủ động giúp bạn nhận ra những dấu hiệu cảnh báo sớm về các khó khăn tiềm tàng, những mối lo ngại của các thành viên. Bạn có thể đặt câu hỏi làm rõ để đào sâu vấn đề trước khi nó trở nên nghiêm trọng.
• Đưa ra giải pháp hiệu quả: Khi bạn hiểu rõ gốc rễ của vấn đề thông qua lắng nghe, bạn có thể đưa ra những giải pháp chính xác, phù hợp và hiệu quả hơn. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tối ưu hóa hiệu suất làm việc của cả cá nhân và đội nhóm.

3. Thể Hiện Năng Lực Lãnh Đạo Tinh Tế: Người Biết Lắng Nghe Thường Là Người Được Nể Trọng

Lãnh đạo không chỉ là ra lệnh hay đưa ra chỉ thị. Một nhà lãnh đạo thực sự là người biết cách lắng nghe.

• Truyền cảm hứng và động lực: Khi một nhà lãnh đạo lắng nghe ý kiến của nhân viên, họ tạo ra một cảm giác được trao quyền và được trân trọng. Điều này khuyến khích nhân viên chủ động hơn, sáng tạo hơn và cam kết hơn với công việc.
• Xây dựng sự đồng thuận: Trong các quyết định quan trọng, nhà lãnh đạo biết lắng nghe sẽ thu thập được nhiều góc nhìn, hiểu được những mối quan tâm khác nhau. Từ đó, họ có thể đưa ra quyết định có sự đồng thuận cao hơn, ít gặp phải sự phản đối nội bộ.
• Giải quyết xung đột: Lắng nghe chủ động là kỹ năng then chốt trong việc giải quyết xung đột. Bằng cách lắng nghe một cách công tâm ý kiến của tất cả các bên, nhà lãnh đạo có thể hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề và tìm ra giải pháp dung hòa, công bằng.
• Trở thành người cố vấn: Một nhà lãnh đạo giỏi lắng nghe sẽ trở thành người cố vấn đáng tin cậy. Nhân viên sẽ tìm đến họ để xin lời khuyên, chia sẻ khó khăn, và học hỏi kinh nghiệm. Đây là nền tảng để phát triển đội ngũ và kế cận.

4. Từ Một Nhân Viên Bình Thường – Trở Thành Người Có Ảnh Hưởng Trong Team Chỉ Nhờ Biết Lắng Nghe

Bạn không cần phải có chức danh quản lý để trở thành người có ảnh hưởng. Một nhân viên biết lắng nghe chủ động sẽ nhanh chóng nổi bật.

• Hiểu rõ người khác: Bạn sẽ là người thấu hiểu những mong muốn, áp lực, và mục tiêu của từng đồng nghiệp. Điều này giúp bạn kết nối tốt hơn và đưa ra những lời khuyên, hỗ trợ phù hợp.
• Là cầu nối thông tin: Bạn sẽ là người nắm bắt được nhiều thông tin quan trọng từ nhiều nguồn khác nhau, giúp bạn có cái nhìn tổng thể và đưa ra những phân tích sâu sắc.
• Được tin tưởng: Khi mọi người biết bạn là người lắng nghe chân thành, họ sẽ tin tưởng bạn hơn, chia sẻ với bạn nhiều hơn. Bạn sẽ trở thành người mà mọi người tìm đến khi cần được giãi bày hay cần một cái nhìn khách quan.
• Đề xuất giá trị: Với sự thấu hiểu sâu sắc, bạn có thể đề xuất những ý tưởng, giải pháp không chỉ dựa trên lý thuyết mà còn dựa trên sự thấu hiểu thực tế vấn đề của đồng nghiệp, của dự án. Những đề xuất này có giá trị cao và dễ dàng được chấp nhận hơn.

IV. Cách Rèn Luyện Kỹ Năng Lắng Nghe Chủ Động

Lắng nghe chủ động không phải là bẩm sinh mà là một kỹ năng có thể rèn luyện được. Giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, nó đòi hỏi sự kiên trì và thực hành.

1. Tập Trung 100% Vào Người Nói

Đây là nền tảng của lắng nghe chủ động.

• Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng: Tắt thông báo điện thoại, đóng các tab không liên quan trên máy tính, tìm một nơi yên tĩnh nếu có thể.
• Dành toàn bộ sự chú ý: Đừng nghĩ về những gì bạn sẽ nói tiếp theo, hoặc những công việc bạn cần làm sau cuộc trò chuyện này. Hãy dành toàn bộ tâm trí cho người nói.
• Tập trung vào nội dung và cảm xúc: Cố gắng không chỉ nghe lời nói mà còn nhận ra những cảm xúc, ý định ẩn chứa đằng sau.

2. Dùng Ngôn Ngữ Cơ Thể Tích Cực

Ngôn ngữ cơ thể của bạn truyền đạt thông điệp rằng bạn đang thực sự chú ý.

• Giao tiếp bằng mắt (Eye Contact): Duy trì giao tiếp bằng mắt phù hợp, không nhìn chằm chằm nhưng cũng không lảng tránh. Điều này thể hiện sự tôn trọng và tập trung.
• Gật đầu và cử chỉ khuyến khích: Gật đầu nhẹ nhàng để thể hiện bạn đang theo dõi. Đôi khi là một nụ cười nhẹ hoặc một cử chỉ tay nhỏ để khuyến khích người nói tiếp tục.
• Hướng người về phía người nói: Xoay vai và cơ thể về phía người đang nói, điều này thể hiện sự tham gia của bạn.
• Tránh các hành vi phân tâm: Không khoanh tay, không nhìn đồng hồ, không gõ ngón tay, không nghịch bút.

3. Đặt Câu Hỏi Làm Rõ

Đây là cách để bạn đào sâu vấn đề và đảm bảo mình đã hiểu đúng.

• Câu hỏi mở (Open-ended questions): Thay vì những câu hỏi chỉ có “có/không”, hãy dùng câu hỏi bắt đầu bằng “như thế nào”, “tại sao”, “cái gì”, “hãy kể thêm”. Ví dụ: “Bạn có thể nói rõ hơn về vấn đề này được không?”, “Điều gì khiến bạn cảm thấy như vậy?”, “Bạn nghĩ chúng ta nên làm gì tiếp theo?”.
• Câu hỏi làm rõ ý: “Bạn có ý là…?”, “Tôi hiểu đúng chưa nếu như bạn muốn nói là…?”, “Vậy điểm chính mà bạn muốn truyền đạt là gì?”.
• Đặt câu hỏi sau khi người nói đã kết thúc: Tránh ngắt lời, chờ đợi một khoảng lặng thích hợp.

4. Lặp Lại Thông Tin Chính (Paraphrasing & Summarizing)

Đây là kỹ thuật mạnh mẽ để xác nhận sự hiểu biết và thể hiện bạn đã thực sự lắng nghe.

• Diễn giải lại bằng lời của bạn: Sau khi người nói kết thúc một phần, hãy diễn giải lại nội dung chính bằng lời của bạn. Ví dụ: “Vậy theo tôi hiểu, vấn đề chính là…”, “Có vẻ như điều bạn đang lo lắng nhất là…”.
• Tóm tắt lại ý chính: Nếu cuộc trò chuyện dài, bạn có thể tóm tắt lại các điểm chính định kỳ. Điều này giúp cả hai bên xác nhận thông tin và đảm bảo đi đúng hướng.

5. Gợi ý: Thực Hành Trong Mọi Tình Huống

• Trong cuộc họp: Thay vì chờ đến lượt nói, hãy tập trung lắng nghe ý kiến của từng người, ghi chú lại và đặt câu hỏi làm rõ.
• Trong phỏng vấn: Khi là ứng viên, lắng nghe kỹ câu hỏi của nhà tuyển dụng. Khi là nhà tuyển dụng, lắng nghe cách ứng viên trả lời, cả lời nói và ngôn ngữ cơ thể.
• Trong báo cáo công việc: Lắng nghe phản hồi từ cấp trên, đồng nghiệp. Đừng vội vàng bào chữa, hãy lắng nghe để hiểu quan điểm của họ.
• Trong các cuộc trò chuyện hàng ngày: Áp dụng các nguyên tắc này ngay cả trong các cuộc trò chuyện không chính thức để biến chúng thành thói quen.

V. Những Sai Lầm Phổ Biến Khi Lắng Nghe

Mặc dù cố gắng lắng nghe chủ động, nhiều người vẫn mắc phải những sai lầm khiến nỗ lực của họ trở nên vô nghĩa. Nhận biết những sai lầm này là bước đầu tiên để khắc phục.

1. Nghe Để Trả Lời Chứ Không Phải Để Hiểu

Đây là sai lầm phổ biến nhất. Thay vì tập trung vào việc hiểu đầy đủ thông điệp của người nói, tâm trí bạn đã bận rộn xây dựng câu trả lời, phản bác hoặc ý tưởng của riêng mình. Kết quả là bạn chỉ nghe một phần thông tin, bỏ lỡ các chi tiết quan trọng và những sắc thái cảm xúc, dẫn đến việc phản hồi không chính xác hoặc không phù hợp. Bạn đang chuẩn bị “phản công” thay vì “thấu hiểu”.

2. Ngắt Lời, Tranh Nói, Áp Đặt Quan Điểm Cá Nhân

Khi bạn ngắt lời người khác, bạn không chỉ thiếu tôn trọng mà còn làm gián đoạn dòng suy nghĩ của họ. Điều này cho thấy bạn coi trọng ý kiến của mình hơn ý kiến của họ, hoặc bạn không có đủ kiên nhẫn để lắng nghe. Việc tranh nói hoặc áp đặt quan điểm cá nhân trước khi người khác kết thúc hoàn toàn thông điệp sẽ giết chết mọi nỗ lực lắng nghe chủ động và phá vỡ sự tin cậy trong giao tiếp. Người nói sẽ cảm thấy không được coi trọng và không muốn chia sẻ thêm.

3. Thể Hiện Sự Mất Kiên Nhẫn Bằng Thái Độ Và Cử Chỉ

Ngay cả khi bạn không ngắt lời, ngôn ngữ cơ thể của bạn cũng có thể tố cáo sự thiếu kiên nhẫn.

• Nhìn đồng hồ liên tục: Cho thấy bạn muốn cuộc trò chuyện kết thúc nhanh chóng.
• Thở dài, đảo mắt: Thể hiện sự khó chịu hoặc không quan tâm.
• Lắc đầu, nhún vai quá mức: Có thể bị hiểu là bạn đang phán xét hoặc không đồng tình, dù người nói chưa kết thúc.
• Dán mắt vào điện thoại/màn hình máy tính: Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất của sự thiếu tôn trọng và thiếu tập trung.

Những hành vi này không chỉ khiến người nói cảm thấy không được lắng nghe mà còn tạo ra rào cản giao tiếp, khiến họ không muốn chia sẻ những thông tin quan trọng hoặc những cảm xúc thật sự.

Kết Luận: Tư Duy Lại Về Kỹ Năng “Nhỏ” Nhưng “Có Võ”

Trong thế giới công việc ngày càng phức tạp và đòi hỏi sự kết nối sâu sắc, lắng nghe chủ động không chỉ là một kỹ năng mềm bổ sung mà là một năng lực cốt lõi không thể thiếu. Nó không phải là sự im lặng thụ động, mà là một sự chủ động sâu sắc trong việc kết nối, thấu hiểu và xây dựng mối quan hệ.

Một người biết lắng nghe không phải là người yếu thế, mà là người có trí tuệ cảm xúc cao, khả năng thấu cảm vượt trội và tầm nhìn chiến lược. Họ là người có khả năng đi xa hơn, nhanh hơn và bền vững hơn trong sự nghiệp. Bởi lẽ, khi bạn lắng nghe, bạn không chỉ tiếp nhận thông tin mà còn thu thập được trí tuệ, xây dựng được niềm tin, và phát hiện ra những cơ hội tiềm ẩn mà những người chỉ biết nói sẽ không bao giờ thấy được.

Hãy bắt đầu rèn luyện kỹ năng lắng nghe chủ động ngay từ hôm nay. Từ những cuộc trò chuyện nhỏ nhất với đồng nghiệp cho đến những cuộc họp quan trọng, hãy cam kết tập trung 100%, đặt câu hỏi làm rõ, và phản hồi một cách thấu cảm. Bạn sẽ ngạc nhiên trước những thay đổi tích cực mà nó mang lại cho sự nghiệp và cuộc sống của mình.

Bạn Sẵn Sàng Trở Thành Người Lắng Nghe Khác Biệt?

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc không chỉ tôn trọng sự lắng nghe mà còn khuyến khích phát triển con người, nơi mỗi cá nhân đều được trao cơ hội để tỏa sáng và đóng góp giá trị thực sự – hãy đồng hành cùng Vũ Thiên Group. Chúng tôi tin rằng sự thấu hiểu bắt đầu từ lắng nghe, và sự thành công đến từ sự kết nối bền chặt.

Hoặc, nếu bạn muốn trang bị thêm nhiều kỹ năng thiết thực khác cho hành trình sự nghiệp của mình, hãy theo dõi chuyên mục Kiến thức nghề nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi luôn cập nhật những nội dung chất lượng để giúp bạn phát triển bản thân và vươn tới những thành công mới!