Có một điều rất “đời” ở công sở: nhiều khi chúng ta không mệt vì việc, mà mệt vì… tin nhắn. Một câu chat cụt lủn, một email thiếu bối cảnh, một dòng “nhắc nhẹ” nhưng nghe như trách móc — đủ làm người khác tụt năng lượng cả ngày.

Điều đáng nói là: phần lớn những “va chạm” này không xuất phát từ ác ý. Nó đến từ vội, từ quen tay, từ việc ai cũng bận nên nói ngắn cho nhanh. Nhưng chat/email không chỉ là công cụ truyền thông. Nó là cách chúng ta đối xử với nhau mỗi ngày. Và vì vậy, chat/email cũng có văn hoá.

1. Vì sao câu chữ lại có sức nặng đến vậy?

Khi nói trực tiếp, chúng ta có giọng điệu, ánh mắt, biểu cảm. Một câu “ok” có thể là đồng ý vui vẻ, cũng có thể là “ok cho xong”. Nhưng khi chuyển sang chữ, người đọc chỉ còn lại ký tự — và họ sẽ tự “gắn cảm xúc” vào đó. Một dấu chấm, một câu không chủ ngữ, một tin nhắn quá ngắn… đôi khi bị hiểu thành lạnh lùng hoặc khó chịu.

Thêm một lý do nữa: chat và email thường xuất hiện đúng lúc người ta đang bận. Bạn đang chạy deadline, mở điện thoại thấy “Xong chưa?” — não sẽ tự động bật chế độ phòng thủ. Câu hỏi ấy, nếu thiếu bối cảnh, dễ biến thành áp lực vô hình.

Vì vậy, không phải lúc nào điều chúng ta “định nói” cũng là điều người khác “nhận được”. Khoảng cách giữa hai điều đó chính là nơi văn hoá giao tiếp cần xuất hiện.

2. Văn hoá chat/email không phải văn vẻ — nó là sự rõ ràng và tôn trọng

Nhiều người nghĩ giao tiếp “có văn hoá” là phải mềm mại, phải dùng từ hoa mỹ. Thực ra không cần. Văn hoá trong chat/email nằm ở hai thứ rất thực tế: rõ ràng và tôn trọng.

Rõ ràng là nói được: bạn cần gì, khi nào cần, tiêu chuẩn ra sao, và vì sao việc đó quan trọng. Khi bạn rõ ràng, người nhận không phải đoán. Mà không phải đoán thì giảm sai, giảm làm lại, giảm căng thẳng.

Tôn trọng là cách bạn đặt câu chữ để người khác cảm thấy mình đang được làm việc cùng, chứ không phải bị “ra lệnh”. Tôn trọng thể hiện ở việc bạn không quy chụp, không mỉa mai, không “bêu lỗi” sai ngữ cảnh, và không coi thời gian của người khác là thứ có thể xâm phạm bất kỳ lúc nào.

Chỉ cần hai điều này, chất lượng phối hợp đã khác rất nhiều.

3. Một tin nhắn tốt thường có “mốc” để người nhận bám vào

Bạn có thể thử quan sát: những tin nhắn khiến người khác thoải mái thường có 3 mốc rất rõ: bối cảnh, yêu cầu, deadline.

Ví dụ, thay vì “Gửi file gấp”, một câu nhắn có bối cảnh sẽ khác hẳn: “Mình cần file A trước 16:00 để kịp tổng hợp báo cáo. Nếu bạn kẹt, báo mình trước 15:00 để mình điều chỉnh.” Câu chữ vẫn thẳng, vẫn nhanh, nhưng người nhận thấy được lý do và đường xoay. Cảm giác bị ép giảm đi rất nhiều.

Điều thú vị là: rõ ràng không làm mất thời gian. Nó tiết kiệm thời gian “chữa cháy” về sau.

4. Những câu chữ dễ “kéo người khác xuống” thường không nằm ở nội dung, mà nằm ở giọng

Có những câu nghe rất bình thường, nhưng đặt trong môi trường công việc lại tạo lực nặng: “Bạn không đọc tin nhắn à?”, “Sao chưa xong?”, “Cái này đơn giản mà cũng sai?”, “Lúc nào cũng trễ.”

Vấn đề của các câu này là chúng không hướng tới giải pháp. Chúng hướng tới phán xét. Khi bị phán xét, bản năng của con người là phòng thủ. Và khi đã phòng thủ thì công việc khó trôi.

Nếu muốn giao tiếp hiệu quả hơn, hãy chuyển từ “phán xét” sang “định hướng”. Bạn có thể giữ sự thẳng thắn, nhưng đổi cách đặt câu: “Mình nhắc lại để chắc bạn thấy. Bạn cho mình thời gian dự kiến hoàn thành nhé?” hoặc “Để kịp timeline chung, mình cần bản này trước 16:00. Nếu chưa kịp, báo mình ETA để mình sắp xếp phần liên quan.”

Cùng một mục tiêu “nhắc việc”, nhưng cảm giác người nhận khác hoàn toàn.

5. Nhắn ngoài giờ: thứ làm văn hoá lộ rõ nhất

Văn hoá chat/email thể hiện rõ nhất ở chuyện ngoài giờ. Không phải cứ nhắn ngoài giờ là sai — có lúc công việc khẩn cấp thật. Nhưng sự khác biệt nằm ở cách bạn “đặt kỳ vọng”.

Nếu không gấp, chỉ cần nói rõ: “Mình gửi trước để bạn nắm, mai trong giờ phản hồi cũng được.” Một câu như vậy giúp người nhận không phải sống trong trạng thái luôn sợ bỏ lỡ.

Nếu thật sự gấp, hãy nói gấp vì sao và cần lúc nào. Đồng thời, mở đường cho phương án khác: “Việc này cần gấp vì 15:30 phải gửi khách. Nếu bạn không tiện xử lý ngoài giờ, báo mình để mình xoay phương án.” Câu này vừa rõ ràng, vừa tôn trọng.

Work–life balance đôi khi bắt đầu từ chính những câu chữ nhỏ như vậy.

6. Góp ý qua chat/email: tinh tế không phải là né, mà là đúng cách

Một lỗi rất phổ biến là góp ý sai ngữ cảnh: góp ý trong group, dùng giọng mỉa mai, hoặc đẩy người khác vào thế mất mặt. Điều đó không giúp công việc tốt hơn, chỉ làm quan hệ xấu hơn.

Góp ý có văn hoá là góp ý vào việc, nói cụ thể điều cần chỉnh, và nếu nhạy cảm thì nói riêng. Khi cần góp ý bằng chữ, hãy tập trung vào tiêu chuẩn và tác động: “Phần này đang thiếu cột C nên tổng bị lệch, bạn bổ sung giúp mình trước 16:30 nhé.” Nói đúng trọng tâm, không đụng chạm con người, và tạo điều kiện để sửa.

Một tổ chức trưởng thành không phải nơi không ai sai. Mà là nơi sai được nói ra đúng cách và được sửa nhanh.

7. Văn hoá chat/email bắt đầu từ người dẫn dắt, rồi lan ra đội ngũ

Nhân viên thường không học văn hoá từ slide. Họ học từ cách sếp nhắn tin, cách leader phản hồi, cách team nói chuyện với nhau khi căng thẳng.

Nếu người dẫn dắt giao tiếp rõ ràng, tôn trọng và hướng giải pháp, team sẽ tự điều chỉnh theo. Ngược lại, nếu người dẫn dắt quen “ping” áp lực, quen nhắn cụt và phán xét, thì sớm muộn team cũng thấy đó là “bình thường”.

Vì vậy, xây văn hoá giao tiếp online không cần khẩu hiệu. Chỉ cần mỗi người bắt đầu từ câu hỏi đơn giản trước khi bấm gửi: “Câu này giúp người khác làm tốt hơn, hay làm họ nặng lòng hơn?”

Kết luận

Chat/email là thứ chúng ta dùng mỗi ngày, nên nó có sức mạnh rất lớn. Một câu rõ ràng có thể giúp người khác tự tin làm đúng. Một câu tôn trọng có thể khiến họ thấy được đồng hành. Và đôi khi, chỉ một câu thiếu tinh tế cũng đủ kéo một ngày làm việc đi xuống.

💛 Tại Vũ Thiên, chúng tôi tin rằng sự chuyên nghiệp thể hiện từ điều nhỏ nhất: cách mình viết một tin nhắn, cách mình gửi một email, cách mình góp ý để người khác tốt lên. Vì lời bạn gõ ra có thể nâng người khác lên — và chúng tôi chọn dùng nó để nâng nhau lên, mỗi ngày.

🔎 Xem thêm cơ hội việc làm: https://tuyendung.vuthiengroup.vn/

📩 Gửi CV về: hr@vuthiengroup.vn

 Hoặc inbox trực tiếp Fanpage Vũ Thiên Group nếu bạn muốn trò chuyện thêm về chúng tôi và những điều bạn đang tìm kiếm