HẦN 1: NGUYÊN LÝ CỦA SỰ TỬ TẾ – TẠI SAO MƠ HỒ LÀ “TỘI ÁC” TRONG QUẢN TRỊ?

1. Sự tử tế bị hiểu lầm trong văn hóa công sở

Trong tư duy truyền thống của nhiều doanh nghiệp, “tử tế” thường được đồng nghĩa với sự dĩ hòa vi quý. Đó là những người quản lý không bao giờ nặng lời, những đồng nghiệp luôn mỉm cười và những cuộc họp không bao giờ có sự tranh luận nảy lửa. Tuy nhiên, tại Vũ Thiên Group, chúng tôi nhìn nhận sự tử tế dưới một lăng kính thực tế và trách nhiệm hơn.

Sự tử tế không phải là việc bao che cho những sai lầm, cũng không phải là việc dùng những lời nói giảm nói tránh để né tránh sự thật. Ngược lại, sự tử tế cao nhất chính là sự rõ ràng. Tại sao? Bởi vì khi bạn không rõ ràng, bạn đang trực tiếp đánh cắp thời gian, năng lượng và sự tự tin của người khác. Một người sếp giao việc mơ hồ không phải là một người sếp “dễ tính”, đó là một người sếp đang bỏ mặc nhân viên của mình tự bơi trong sự hoang mang.

2. Bi kịch của việc “Đoán ý sếp”

Hãy tưởng tượng một kịch bản phổ biến: Một nhân viên marketing mới được giao nhiệm vụ “Lên kế hoạch truyền thông cho quý mới, làm sao cho thật bùng nổ và khác biệt nhé”.

Anh nhân viên này, với tất cả sự nhiệt huyết, đã dành 5 đêm thức trắng để nghiên cứu các xu hướng quốc tế, xây dựng một chiến dịch tốn kém hàng tỷ đồng với sự tham gia của các KOLs hạng A. Anh ta bước vào phòng họp với niềm tin mình đã làm rất tốt. Nhưng cái kết là gì? Người quản lý nhíu mày: “Anh chỉ muốn một chiến dịch nhỏ gọn, tập trung vào khách hàng cũ để tiết kiệm chi phí thôi mà”.

Ở đây, lỗi không nằm ở năng lực sáng tạo của nhân viên, cũng chẳng nằm ở sự khó tính của sếp. Lỗi nằm ở sự mơ hồ.

• Người nhân viên: Cảm thấy bị sỉ nhục, nỗ lực bị đổ sông đổ biển, mất niềm tin vào bản thân.
• Người quản lý: Thấy thất vọng vì nhân viên không hiểu ý mình, mất thời gian duyệt đi duyệt lại.
• Doanh nghiệp: Lãng phí 5 ngày lương và cơ hội triển khai chiến dịch đúng hạn.

Tại Vũ Thiên Group, chúng tôi gọi đây là “Tội ác của sự mơ hồ”. Nó giết chết sự sáng tạo từ bên trong.

3. Tại sao nói rõ là tôn trọng lòng tự trọng của đồng nghiệp?

Khi bạn nói rõ kỳ vọng, bạn đang gửi đi một thông điệp ngầm: “Tôi tin tưởng vào năng lực của bạn, và tôi muốn cung cấp cho bạn mọi công cụ tốt nhất (trong đó có thông tin) để bạn có thể thành công”.

Một chỉ dẫn rõ ràng giống như một tấm bản đồ. Bạn có thể yêu cầu một người leo lên đỉnh núi, nhưng ít nhất hãy cho họ biết đỉnh núi đó cao bao nhiêu và họ có được phép sử dụng dây thừng hay không. Khi nhân viên biết chính xác “vạch đích” nằm ở đâu, họ sẽ dồn 100% trí tuệ vào việc làm thế nào để đến đích nhanh nhất, thay vì lãng phí 50% trí tuệ để tự hỏi “không biết mình đi hướng này sếp có mắng không?”.

4. Triết lý “Sự tử tế thực chiến” tại Vũ Thiên Group

Chúng tôi xây dựng văn hóa dựa trên 3 trụ cột của sự rõ ràng:

• Rõ ràng về mục tiêu: Chúng ta làm việc này để đạt được điều gì cụ thể? (Con số, cảm xúc hay vị thế?).
• Rõ ràng về phương pháp: Những giới hạn nào không được vượt qua? Những nguồn lực nào sẵn có?
• Rõ ràng về đánh giá: Thế nào là một công việc được hoàn thành xuất sắc?

Chúng tôi tin rằng, khi một người bước vào văn phòng Vũ Thiên, họ không phải mang theo bộ não “thám tử” để giải mã ý đồ của cấp trên. Họ mang theo bộ não của một “chuyên gia” để giải quyết vấn đề. Đó mới chính là sự tử tế bền vững nhất.

PHẦN 2: NÓI RÕ NGAY TỪ ĐẦU – CHIẾN LƯỢC TÔN TRỌNG THỜI GIAN VÀ NỖ LỰC

Tại Vũ Thiên Group, chúng tôi coi thời gian của mỗi thành viên là tài sản quý giá nhất. Khi một quản lý giao việc không rõ ràng, họ không chỉ đang giao một nhiệm vụ, mà họ đang “phung phí” cuộc đời của cấp dưới. Phần này sẽ đi sâu vào lý do tại sao việc thiết lập kỳ vọng ngay từ “giây phút đầu tiên” lại là nền tảng của sự chuyên nghiệp và lòng tử tế.

1. Chi phí ẩn của việc “Làm rồi sửa” (The Cost of Rework)

Trong kinh tế học, chúng ta thường nghe về chi phí cơ hội. Trong quản trị, có một loại chi phí còn nguy hiểm hơn: Chi phí của sự mơ hồ.

Hãy thử làm một bài toán kinh tế tại Vũ Thiên: Một nhân sự cấp cao có mức lương 30 triệu đồng/tháng. Mỗi giờ làm việc của họ có giá trị rất lớn. Nếu vì một yêu cầu “Em cứ làm thử đi, anh xem thế nào rồi tính” của quản lý, nhân sự đó mất 2 ngày để hoàn thành một bản đề xuất không đúng ý.

• Thiệt hại hữu hình: 2 ngày lương vô ích, chi phí văn phòng, điện nước.
• Thiệt hại vô hình: Sự nản lòng của nhân sự, sự chậm trễ của dự án kéo theo các bộ phận khác bị đình trệ.

Sự tử tế ở đây chính là: Thà chúng ta ngồi lại với nhau 60 phút để tranh luận, làm rõ từng con số, từng mục tiêu ngay từ đầu, còn hơn để đồng nghiệp của mình “bơi” trong vô vọng suốt một tuần lễ. Tại Vũ Thiên Group, chúng tôi không tôn vinh những người làm việc chăm chỉ nhưng vô định; chúng tôi tôn vinh những người làm việc thông minh bắt đầu từ sự thấu hiểu.

2. Bản đồ thay vì lời đồn – Tôn trọng nỗ lực cá nhân

Nỗ lực của con người là một nguồn tài nguyên có hạn. Mỗi ngày, chúng ta thức dậy với một lượng “năng lượng quyết định” nhất định. Nếu nhân sự phải dùng năng lượng đó để suy đoán: “Liệu sếp thích màu xanh hay màu đỏ?”, “Liệu báo cáo này có cần chi tiết đến mức này không?”, họ sẽ không còn năng lượng để sáng tạo.

Vũ Thiên Group tin rằng: Sự rõ ràng ngay từ đầu giúp bảo tồn nỗ lực. Khi một nhân viên biết chắc chắn rằng nếu họ làm đúng theo các tiêu chí A, B, C thì họ sẽ thành công, họ sẽ làm việc với một niềm hứng khởi cực lớn. Sự tử tế là trao cho họ một “chiến trường” được định nghĩa rõ ràng, để họ có thể dồn toàn lực vào việc chiến thắng, thay vì vừa đi vừa dò mìn.

3. Quy tắc “Tiêu chuẩn hóa mong đợi” tại Vũ Thiên Group

Để thực hiện việc “Nói rõ ngay từ đầu”, chúng tôi áp dụng bộ quy tắc giao tiếp mà mọi thành viên từ cấp lãnh đạo đến nhân viên đều phải thực hành:

A. Định nghĩa kết quả cuối cùng (End-State Vision)

Thay vì nói “Làm cho anh một báo cáo tốt”, chúng tôi yêu cầu: “Anh cần một báo cáo PDF dài 5 trang, phân tích về 3 đối thủ chính, có bảng so sánh giá và gửi trước 10h sáng mai”. Sự chi tiết này không phải là sự khắt khe, đó là sự cứu rỗi cho người thực hiện. Họ không cần phải tự hỏi “Tốt là như thế nào?”.

B. Làm rõ nguồn lực và giới hạn (Constraints & Resources)

Tử tế là khi bạn nói rõ cho nhân sự biết họ có bao nhiêu ngân sách, họ được quyền điều động ai và họ không được phép chạm vào đâu. Giao việc mà không cho biết nguồn lực giống như bảo một người nấu ăn mà không cho họ biết trong bếp có gì.

C. Xác nhận sự thấu hiểu (Double-Check)

Tại Vũ Thiên, chúng tôi có văn hóa “Nhắc lại kỳ vọng”. Sau một cuộc họp giao việc, nhân sự sẽ tóm tắt lại: “Theo em hiểu, mục tiêu của anh là X, thời hạn là Y và tiêu chuẩn là Z, đúng không ạ?”. Bước xác nhận này giúp triệt tiêu mọi hiểu lầm ngay từ phôi thai.

4. Nuôi dưỡng lòng tin qua sự nhất quán

Lòng tin trong doanh nghiệp không đến từ những buổi Team Building hào nhoáng, nó đến từ việc nhất quán trong kỳ vọng. Nếu ngày thứ Hai bạn yêu cầu một kiểu, ngày thứ Ba bạn đổi ý mà không có lý do chính đáng, bạn đang “ngược đãi” tinh thần đồng nghiệp. Nói rõ ngay từ đầu buộc người quản lý phải tư duy thấu đáo trước khi phát ngôn. Đó là sự rèn luyện cho cả hai phía.

PHẦN 3: MINH BẠCH – CHIẾC CHÌA KHÓA CỦA SỰ TỰ TIN

Trong môi trường công sở, nỗi sợ hãi lớn nhất không phải là áp lực công việc, mà là sự vô định. Tại Vũ Thiên Group, chúng tôi hiểu rằng sự tự tin của một nhân sự không chỉ đến từ bằng cấp hay kinh nghiệm, mà nó đến từ việc họ có được đứng trên một nền tảng thông tin minh bạch hay không. Phần này sẽ phân tích tại sao sự minh bạch trong kỳ vọng lại là “liều thuốc” hóa giải mọi rào cản tâm lý, giúp nhân sự thăng hoa.

1. Mối liên hệ giữa Sự Minh Bạch và Tâm lý học về Sự Tự Tin

Sự tự tin về cơ bản là khả năng dự đoán kết quả của hành động. Khi một nhân viên biết chắc rằng: “Nếu tôi đi theo quy trình A và đạt kết quả B, tôi sẽ được ghi nhận là C”, họ sẽ hành động với một sự quyết đoán cực cao.

Ngược lại, trong một môi trường thiếu minh bạch – nơi kỳ vọng bị giấu kín hoặc thay đổi tùy theo tâm trạng của lãnh đạo – nhân sự sẽ rơi vào trạng thái “Bất lực học tập” (Learned Helplessness). Họ sợ sai đến mức không dám thử cái mới. Họ làm việc với tâm thế phòng thủ, luôn nhìn trước ngó sau vì không biết đâu là “vùng cấm”.

Triết lý Vũ Thiên: Chúng tôi không thuê những “cỗ máy dò mìn”. Chúng tôi chiêu mộ những tài năng để họ kiến tạo. Mà muốn kiến tạo, họ phải tự tin. Muốn tự tin, mọi thứ phải minh bạch.

2. Loại bỏ văn hóa “Đoán ý” – Đặc sản của sự trì trệ

Nhiều doanh nghiệp coi việc “hiểu ý sếp mà không cần nói” là một kỹ năng thượng thừa. Tại Vũ Thiên Group, chúng tôi coi đó là một sự lãng phí tài nguyên.

• Cái giá của việc đoán ý: Khi nhân viên dành thời gian để phân tích xem “Sếp nói thế này nhưng thực ra ý là thế kia”, họ đang dùng năng lượng não bộ vào một việc vô ích.
• Sự tử tế của việc nói thẳng: Minh bạch giúp loại bỏ các trò chơi chính trị (Office Politics). Khi mọi kỳ vọng được phơi bày trên mặt bàn, không còn chỗ cho những lời đồn đoán, những sự thiên vị ngầm hay những cú “đâm sau lưng” dựa trên sự mập mờ.

Tại Vũ Thiên, sự minh bạch giúp nhân sự hành động dựa trên dữ liệu và tiêu chuẩn, không phải dựa trên cảm xúc của người khác. Đó là sự tự do cao nhất trong công việc.

3. Quy trình “Kỳ vọng minh bạch” giúp nhân sự tiến bộ thần tốc

Làm thế nào để một nhân viên tại Vũ Thiên Group tiến bộ nhanh hơn thị trường bên ngoài? Câu trả lời nằm ở Hệ thống phản hồi minh bạch (Transparent Feedback Loop).

• Bước 1: Thiết lập “Vạch đích” rõ ràng: Ngay từ khi bắt đầu thử việc hoặc bắt đầu một dự án mới, mỗi cá nhân đều có một bảng mô tả kết quả mong đợi (không phải mô tả công việc chung chung).
• Bước 2: Hệ thống đo lường không cảm tính: Chúng tôi sử dụng các chỉ số (KPIs/OKRs) nhưng được diễn giải bằng ngôn ngữ hành động. Ví dụ: “Sự tử tế với khách hàng” được minh bạch hóa bằng việc “Phản hồi tin nhắn trong vòng 5 phút với thái độ cầu thị”.
• Bước 3: Đối thoại định kỳ: Minh bạch không phải là một văn bản chết. Đó là sự giao tiếp liên tục. Tại Vũ Thiên, chúng tôi có các buổi 1-1 hàng tuần để điều chỉnh kỳ vọng. Nếu mục tiêu quá cao hoặc quá thấp, nó sẽ được đưa ra ánh sáng để thảo luận ngay lập tức.

4. Minh bạch trong cả thất bại và thành công

Sự tử tế của sự minh bạch còn nằm ở cách chúng ta đối diện với sai lầm. Khi kỳ vọng rõ ràng, nếu một dự án thất bại, chúng ta có thể dễ dàng bóc tách: Thất bại do năng lực, do nguồn lực thiếu hụt, hay do yếu tố khách quan?

Thay vì đổ lỗi cho nhau một cách mơ hồ, sự minh bạch cho phép chúng ta thực hiện “Khám nghiệm dự án” (Post-mortem) một cách văn minh. Nhân sự không thấy bị tấn công cá nhân, họ thấy được bài học để làm đúng vào lần sau. Chính sự “an toàn về tâm lý” (Psychological Safety) này được xây dựng trên nền tảng minh bạch, khiến mỗi thành viên đều dám dấn thân và tiến bộ nhanh hơn.

PHẦN 4: KHÔNG ÁP LỰC, CHỈ CÓ ĐỒNG HÀNH & CÔNG BẰNG

Nhiều người lầm tưởng rằng “tử tế” là không đặt ra tiêu chuẩn cao, hoặc không nhắc đến những con số khô khan vì sợ nhân viên bị áp lực. Nhưng thực tế, áp lực lớn nhất của một người đi làm không phải là khối lượng công việc, mà là áp lực của sự không chắc chắn.

1. Giải mã nỗi sợ mang tên “Áp lực kỳ vọng”

Tại sao nhân sự thường cảm thấy áp lực khi nghe đến từ “kỳ vọng”? Đó là vì ở nhiều nơi, kỳ vọng thường đi kèm với sự trừng phạt hoặc sự soi mói.

Tại Vũ Thiên Group, chúng tôi thay đổi tư duy này: Kỳ vọng không phải là một cái lồng, nó là một cái khung.

• Cái lồng: Nhốt bạn lại, bắt bạn làm theo một cách duy nhất và trừng phạt nếu bạn khác biệt.
• Cái khung: Định vị không gian để bạn sáng tạo. Trong khung đó, bạn được quyền nhảy múa, sáng tạo và sai lầm, miễn là kết quả cuối cùng hướng về mục tiêu chung.

Sự tử tế của chúng tôi nằm ở chỗ: Chúng tôi không ép bạn phải là một ai khác, chúng tôi chỉ yêu cầu bạn thực hiện đúng cam kết mà chúng ta đã thống nhất. Khi áp lực được gọi tên và định lượng rõ ràng, nó trở thành động lực (Motivation). Khi áp lực mơ hồ và không có giới hạn, nó trở thành căng thẳng (Stress).

2. Quản lý là “Người đồng hành”, không phải “Cảnh sát”

Khi kỳ vọng rõ ràng, vai trò của người quản lý tại Vũ Thiên Group thay đổi hoàn toàn. Thay vì dành thời gian đi kiểm soát xem nhân viên đang làm gì (Monitoring), người quản lý chuyển sang hỗ trợ (Supporting).

• Nếu kỳ vọng mơ hồ: Quản lý luôn phải đi hỏi “Em làm đến đâu rồi?”, “Sao cái này trông không giống anh nghĩ?”. Đây là lúc áp lực đè nặng lên cả hai phía.
• Nếu kỳ vọng rõ ràng: Quản lý chỉ cần hỏi “Em có cần anh giúp gì để đạt được mục tiêu A trước thứ Sáu không?”.

Sự tử tế ở đây là sự hỗ trợ đúng lúc. Khi đích đến đã rõ, quản lý không còn là người đứng trên cao ra lệnh, mà là người cầm chai nước, cầm chiếc khăn đứng bên cạnh đường đua để giúp nhân sự của mình về đích thành công. Đó là sự đồng hành thực thụ.

3. Thước đo công bằng: Loại bỏ “Cảm tính” ra khỏi đánh giá

Một trong những nỗi đau lớn nhất của nhân sự là sự bất công. Sự bất công thường nảy sinh từ những tiêu chí đánh giá cảm tính: “Anh thấy dạo này em không nhiệt tình lắm”, “Sếp thấy bạn kia làm việc có vẻ hiệu quả hơn”.

Chữ “Vẻ” và chữ “Cảm thấy” là kẻ thù của sự công bằng. Tại Vũ Thiên Group:

1. Đánh giá trên kết quả (Output-based): Nếu chúng ta đã thống nhất kỳ vọng là X, và bạn đạt được X+, bạn là người xuất sắc. Không quan trọng bạn là người hướng nội hay hướng ngoại, không quan trọng bạn có hay đi nhậu với sếp hay không.
2. Sự tử tế là sự công bằng: Người làm tốt phải được hưởng thành quả xứng đáng. Điều này chỉ thực hiện được khi “luật chơi” được công bố rõ ràng ngay từ đầu.

Khi kỳ vọng minh bạch, mỗi nhân viên đều có quyền tự đánh giá bản thân trước khi sếp đánh giá. Điều này tạo ra sự tự trọng và công tâm tuyệt đối trong tập thể.

4. Xây dựng môi trường “An toàn để sai lầm”

Nghe có vẻ mâu thuẫn, nhưng kỳ vọng rõ ràng lại giúp nhân viên… dám sai nhiều hơn. Vì sao? Vì họ biết rõ giới hạn của sai lầm là ở đâu.

Tại Vũ Thiên, chúng tôi phân biệt rõ:

• Sai lầm trong vận hành: Do thiếu sót kỹ năng hoặc khách quan (Được chấp nhận và cùng nhau sửa đổi).
• Sai lầm do thiếu cam kết: Biết rõ kỳ vọng nhưng không nỗ lực thực hiện (Cần điều chỉnh thái độ).

Khi nhân sự biết rằng sếp của họ tử tế đến mức đã chỉ rõ mọi rủi ro và mong đợi, họ sẽ cảm thấy an tâm để thử những cách làm mới trong phạm vi cho phép. Sự an toàn này là mảnh đất màu mỡ cho những ý tưởng đột phá của Vũ Thiên Group.

5. Kết luận Phần 4: Tử tế là mang lại sự bình yên trong tâm trí

Một người nhân sự đi làm với tâm thế: “Tôi biết mình cần làm gì, tôi biết sếp sẽ hỗ trợ tôi, và tôi biết nỗ lực của mình sẽ được đánh giá công bằng” – đó là một người nhân sự hạnh phúc.

Kỳ vọng rõ ràng không gây áp lực, nó mang lại sự bình yên trong tâm trí (Peace of mind). Đó là món quà lớn nhất mà Vũ Thiên Group dành tặng cho đội ngũ của mình.